Implementierung standardisierter Arbeitsabläufe
Die meisten Wartungsmanager stehen heute unter großem Druck. Sie haben mit einer schrumpfenden Belegschaft, Lieferkettenproblemen und Budgetbeschränkungen zu kämpfen – all dies erschwert die Einhaltung der Wartungsziele. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist die Standardisierung von Arbeitsabläufen der Schlüssel. Das bedeutet die Umstellung auf einen prozessgesteuerten, systematischen Wartungsansatz, der an allen Standorten gleichbleibt.
Bei richtiger Umsetzung führt die Standardisierung zu weniger Verschwendung, kürzeren Wartezeiten und einer höheren Kapitalrendite. Es ist ein Wendepunkt für stark regulierte Branchen, insbesondere wenn es um Auditierung und Compliance geht. Es eignet sich auch hervorragend für alle, die mehrere Arbeitsstandorte verwalten.
Allzu oft verfügen Manager jedoch nicht über die richtigen Werkzeuge für ihre Aufgabe. Bei der Arbeit mit älteren Softwaresystemen ist es eine große Herausforderung, einen standardisierten Wartungsansatz einzuführen. Die Verwendung manueller Prozesse – oder einer Mischung der beiden genannten – ist es ebenfalls eine Lösung. Eine Umstellung auf standardisierte Arbeitsabläufe ist jedoch möglich.
Wie können Sie standardisierte Arbeitsabläufe implementieren?
Die meisten Wartungsarbeiten wiederholen sich. Von Wartungsteams sollte nicht erwartet werden, dass sie das Rad jedes Mal neu erfinden, wenn ein Problem auftritt. Stattdessen müssen sie institutionelles Wissen nutzen, um Schritt-für-Schritt-Praktiken für jede Wartungsaufgabe zu entwickeln.
Die Normung beginnt mit einer internen Bewertung, bei der wichtige Fragen gestellt werden:
- Welche Wartungsaufgaben fallen in den einzelnen Einrichtungen immer wieder an?
- Wie gehen Teams derzeit mit diesen Problemen um?
- Wie sieht der Benachrichtigungsprozess aus?
- Wie viel Prozent der Arbeitsabläufe werden abgeschlossen und wird darüber berichtet?
Sobald diese Informationen bestätigt sind, können Teams eine Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe durchführen. Ein gutes Computerized Maintenance Management System CMMS (computergestütztes Wartungsmanagementsystem) kann den Prozess vereinfachen.
In der Analysephase sollten gängige Wartungsaufgaben überarbeitet werden, um die effizientesten Möglichkeiten für deren Durchführung zu finden. Das bedeutet, unnötige Prozesse abzuschaffen, lange Wartezeiten zu vermeiden und die Bestandssysteme so zu aktualisieren, dass Teile und Werkzeuge schnell verfügbar sind.
Workflow-Benachrichtigungen und Auslöser
Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser. Ganz gleich, ob es sich um einen Techniker handelt, der bei der streckenbasierten Überwachung ein Problem bemerkt, oder um eine Zustandsüberwachung, bei der ein Sensor eine Änderung der Vibrationsmuster erkennt, oder um eine Anlagenstörung – es gibt immer einen Auslöser.
Die Standardisierung von Arbeitsabläufen beginnt mit einem standardisierten Benachrichtigungsprozess. Ein gutes CMMS verwendet Fehlercodes, sodass jeder, der ein Problem automatisch protokolliert, es anhand einer Liste voreingestellter Optionen definieren muss.
Durch die Verwendung von Fehlercodes wissen Wartungsmanager genau, um welches Problem es sich handelt, und können ihm eine Prioritätsstufe zuweisen, was die Planung vereinfacht.
Arbeitsabläufe standardisieren
Manager können Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle typischen Wartungsaufgaben in ihren Anlagen erstellen. Diese Anweisungen können eine Checkliste sowie integrierte Benchmarks, Zeitpläne und Qualitätsprüfungen umfassen. Darin sollten auch die für die Arbeit benötigten Materialien sowie etwaige Spezialwerkzeuge aufgeführt sein.
Ein CMMS kann Checklisten enthalten, auf die Mitarbeiter über ihre Mobilgeräte zugreifen können, sodass der Fortschritt leicht verfolgt werden kann.
Standardisierung der Berichterstattung
Ein Wartungsauftrag ist noch nicht beendet, wenn der Techniker die Reparatur durchführt. Die Berichterstattung ist ein wichtiger Teil des Arbeitsablaufs. Dadurch können Manager den Prozess auf Kosten, Zeiteffizienz und Effektivität analysieren. Die Berichterstattung ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung.
Hindernisse für standardisierte Arbeitsabläufe
Mangelnde Daten – oder fehlende Datenanalysen – stellen große Hindernisse für die Standardisierung von Arbeitsabläufen dar. Manager benötigen aber Daten, um effektive Arbeitsabläufe zu erstellen. Das bedeutet: Man braucht präzise Daten über den Wartungsbedarf jeder Anlage – je detaillierter, desto besser. So gewinnt man Erkenntnisse darüber, wie oft ein Teil normalerweise ausgetauscht werden muss oder wie lange eine Maschine laufen kann, bevor ein neuer Fehler auftritt.
Diese Art von Erkenntnissen beeinflusst Entscheidungen über Bestand, Personal und Terminplanung. Sie beeinflussen auch Entscheidungen über die Kritikalität von Vermögenswerten.
Legacy-Systeme stören
Viele Betriebe verwenden immer noch eine Mischung aus alten manuellen Datenerfassungspraktiken und Legacy-Systemen wie SAP und Co. Dies bedeutet, dass die Datenerfassung lückenhaft und inkonsistent ist. Das bedeutet auch, dass Daten tendenziell in Silos landen, wo Teams nicht einfach darauf zugreifen können.
Die Konfiguration der Systeme ist zudem sehr umständlich. Im Gegensatz zu einem CMMS, das intuitiv und leicht zu erlernen ist. Das Ergebnis ist, dass Endbenutzer nicht mit der Geschwindigkeit und Leichtigkeit auf Daten zugreifen können, die sie benötigen. Außerdem ist es schwierig, Daten von verschiedenen Standorten einzugeben. Darüber hinaus können SAPs Arbeitsaufträge und Zeitpläne nicht so einfach erteilen wie ein CMMS.
Auch ERPs (Enterprise Resource Planning-Lösungen) sind ineffizient, wenn es um die Standardisierung von Wartungsabläufen geht. Der Zweck eines ERP besteht schließlich darin, Daten abteilungsübergreifend zu verarbeiten. Es ist sehr gut darin, Geschäftsprozesse zu integrieren. Wenn es jedoch um die Art von Analyse und Interaktion geht, die für die Standardisierung von Wartungsabläufen erforderlich ist, greift ein ERP zu kurz.
Um die Arbeit richtig erledigen zu können, sind die richtigen Werkzeuge erforderlich. Ein CMMS ist speziell für die Standardisierung von Arbeitsabläufen konzipiert. Es ist mit Datenanalysen, der Möglichkeit zum Erstellen und Speichern von Arbeitsaufträgen und der Möglichkeit zur individuellen Berichterstellung ausgestattet.
Es ist außerdem cloudbasiert, sodass Benutzer von überall darauf zugreifen können, sodass Techniker auf Checklisten zugreifen können, um genehmigte Arbeitsprozesse zu befolgen. Mit jeder ausgeführten Aufgabe werden mehr Daten eingegeben und gemeldet, sodass Manager die Prozesse kontinuierlich verbessern können.
Audits und Compliance
Stark regulierte Branchen (wie die Biowissenschaften, die Lebensmittel- und Getränkeindustrie sowie die Automobilindustrie) werden von standardisierten Arbeitsabläufen profitieren.
Diese Branchen unterliegen umfangreichen nationalen und internationalen Vorschriften, die alle darauf abzielen, die Sicherheit ihrer Produkte für Verbraucher zu gewährleisten. Dies geschieht durch die Führung umfangreicher Aufzeichnungen, einschließlich Anlagenhistorien, Arbeitsaufträgen und Unterschriften. Je nach Branche können auch Vorschriften zu Herstellungsprozessen im Bereich Hygiene und Umweltauswirkungen enthalten sein.
Compliance kann überwältigend sein. Glücklicherweise kann die Standardisierung von Arbeitsabläufen einen großen Unterschied machen. Wenn jeder Mitarbeiter einem strengen, standardisierten Verfahren folgt, ist es einfach, die Einhaltung sicherzustellen. Darüber hinaus können Manager bei einem Verstoß den genauen Punkt im Arbeitsablauf verfolgen, an dem der Verstoß aufgetreten ist.
Durch die Standardisierung der Benachrichtigungs-, Arbeitsauftrags- und Berichtsprozesse werden auch Audits einfacher. Ein gutes CMMS speichert die relevanten Daten, sodass sie bei einem Audit leicht zugänglich sind.
Davon profitieren alle, aber besonders größere Organisationen. Ein Beispiel hierfür ist Watco, ein internationales Transportunternehmen, das Kurzstreckenbahnen, Häfen und andere Einrichtungen betreibt. Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, seine Berichtsanforderungen in den Griff zu bekommen, da die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten alle Berichte in unterschiedlichen Formaten einreichten.
Mit der Umstellung auf eMaint konnten sie die Datenerfassung zentralisieren. Heute werden Watcos Motorbetriebsstunden, Kilometerstände und andere Daten alle an demselben, leicht zugänglichen Ort gespeichert. Compliance ist einfach und Audits bereiten keine Kopfschmerzen.
Bestandsverwaltung
Die Standardisierung von Arbeitsabläufen bedeutet auch, dass Sie in Ihrem gesamten Betrieb dieselben Assets – und dieselben Tools – verwenden (soweit dies möglich ist). Das vereinfacht auch die Inventur.
Es ist ein positiver Kreislauf: Je häufiger Sie ein CMMS für das Workflow-Management verwenden, desto mehr Daten geben Sie ein. Das bedeutet detailliertere Einblicke in Ihre Ausrüstung und deren genauen Wartungsbedarf. Durch die Verwendung eines CMMS ist es auch einfach, den benötigten Bestand zu verfolgen.
Hochskalieren
Durch die Standardisierung können Wartungsteams Daten und Erfahrungen nutzen, um im gesamten Betrieb bewährte Praktiken anzuwenden. Die CMMS-Implementierung kann an jedem Standort kopiert werden, und Wartungsexperten sollten das, was sie über die wichtigsten Anlagen gelernt haben, nutzen und diese Informationen an jedem Standort nutzen.
Auch bei der Bestandsaufnahme, der Anlagenbeschaffung und der Planung ergeben sich Vorteile durch Skaleneffekte.
Es kommt darauf an, über die richtigen Tools und den richtigen Ansatz zu verfügen. Bei guter Umsetzung wird die Standardisierung von Arbeitsaufträgen den Teams mehr Zeit geben, ihre beste Arbeit zu leisten, was zu längerer Betriebszeit, höherer Produktivität und niedrigeren Kosten führt. Es ist eine Win-Win-Situation.
Autorin: Navin Kulkarni, Leiter Produktmanagement, Fluke Reliability
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