Digitale Lösung für optimale Einsatzplanung
Dienstleister, die technische Anlagen warten und instandhalten, sind darauf angewiesen, die Außendienstmitarbeiter bestmöglich zu organisieren und während ihrer Einsätze zu informieren. Ein Berliner Unternehmen für technische Dienstleistungen nutzt hierfür eine Field-Service-Management (FSM) Software für mehr Übersichtlichkeit und Transparenz der Serviceeinsätze.
Die B.S.B. Ingenieurgesellschaft TGA mbH aus Berlin hat sich darauf spezialisiert, Wartungen, Instandhaltungen und Inspektionen durchzuführen. Seit mehr als vier Jahrzehnten betreut die Firma sowohl gewerblich genutzte Objekte der freien Wirtschaft als auch Gebäude der öffentlichen Hand, zum Beispiel Verwaltungsgebäude, Schulen, Universitäten, Labore, Kliniken sowie sonstige gewerbliche oder öffentliche Bauten. Die Mitarbeiter übernehmen als externe Dienstleister die Wartung und Instandhaltung sowie die Betriebsführung von technischen Einrichtungen der Raumluft- und Klimatechnik sowie die Gewerke Heizung, Elektro und Sanitär.
Als der heutige Geschäftsführer und Inhaber Timo Janik vor sechs Jahren in das Unternehmen eingestiegen ist, wurden noch manuelle Excel-Listen für die Einsatzplanung der Techniker geführt. „Die Auswertungen waren auf diese Weise sehr schwierig, außerdem fehlte mir die Übersichtlichkeit“, erinnert sich Janik. Für ihn war klar, dass eine digitale Lösung notwendig ist, die nicht nur eine optimale Planung ermöglicht, sondern auch die Zeiterfassung der Mitarbeiter, Auftragsabwicklung sowie andere nützliche Funktionen.
Bei einer Internetrecherche informierte sich Janik über verschiedene Anbieter von FSM-Software-Lösungen und stieß auf Mobile Function. Deren Standardlösung enthielt bereits 70 Prozent der Anforderungen, die Janik in einem Leistungskatalog formuliert hatte. Die restlichen Funktionen wurden individuell nach seinen Vorgaben und Wünschen passgenau eingerichtet.
Mit dem neuen Tool ist jetzt sowohl die interne Organisation der Aufträge als auch die Arbeit der Techniker im Außendienst effizienter und zeitsparender. Die Disposition kann zentral Aufträge im System erfassen, einplanen und deren Fortschritt überwachen. Die Servicetechniker sehen auf dem Tablet, welche Aufgaben beim Kunden anstehen und können direkt sämtliche Tätigkeiten digital dokumentieren. Mittlerweile werden über die Software sogar Angebote erstellt, die bei einer Zusage in Aufträge umgewandelt werden können. Auch die Rechnungsstellung wickelt die Berliner Ingenieurgesellschaft darüber ab.
Nicht nur die Servicetechniker haben mehr Übersicht gewonnen und können organisierter vor Ort arbeiten, auch die Materialbeschaffung sowie die Verwaltung der Betriebsmittel haben sich verbessert. Das liegt zum einen daran, dass die Information über die Materialbestände in Echtzeit im System ersichtlich ist. Zum anderen hat Mobile Function auf Wunsch von B.S.B. auch die Betriebsmittelverwaltung des Unternehmens implementiert und mit ins System integriert.
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